Tips voor meer zinvolle risicoanalyses in de life sciences industrie

Wie in de life sciences industrie aan de slag is wordt vroeg of laat betrokken bij de uitvoering van risicoanalyses. Of je nu werkt in een bedrijf actief in klinische ontwikkeling of farmaceutische productie, op geneesmiddelen of medical devices, risicobeheer heeft steeds een centrale plaats in het kwaliteitssysteem. Dit artikel geeft tips om je risicoanalyses nog beter te maken.

De belangrijkste reden waarom risicoanalyses zo allomtegenwoordig zijn is omdat de uitvoering van een risicoanalyse in veel gevallen een wettelijke verplichting is. Good manufacturing practices (GMP) guidelines voor geneesmiddelen van FDA, EMA, PIC/S en WHO refereren allen naar de ICH guideline Q9 on quality risk management.

De nieuwe EU Medical Device Regulation (MDR) introduceert een universele risico gebaseerde aanpak met expliciete vereisten betreffende risicobeheer en life-cycle risico management. “Quality risk management” is ook een wettelijke verplichting bij de uitvoering van klinische studies onder de EU clinical trials regulation en ICH guideline E6 for good clinical practice.

Veel voorkomende problemen bij risicoanalyses

In sommige life sciences bedrijven worden risicoanalyses beschouwd als een puur wettelijk vereiste of “een document” opgelegd door het kwaliteitssysteem: we moeten snel een document afleveren zodat de kwaliteitsverantwoordelijke dit kan afvinken. Dit is natuurlijk geen goed vertrekpunt voor wat een creatieve oefening zou moeten zijn waarbij mensen aangemoedigd worden om out-of-the-box te denken.

De uitkomst van risicoanalyses wordt vaak bekritiseerd omdat deze te subjectief is, en niet gebaseerd op feiten en data maar op het buikgevoel van de deelnemers of auteurs. Wettelijke richtlijnen van bijvoorbeeld de farmaceutische GMP’s vereisen risicobeheer op basis van wetenschappelijke kennis. In de praktijk is dit soms moeilijk omdat er onvoldoende kennis en data beschikbaar zijn.

ICH Q9 voor geneesmiddelen en ISO 14971 voor medical devices beschrijven enkele veel voorkomende risicoanalyse methodes, maar toch zijn er vaak grote verschillen in de toepassing van deze methodes tussen bedrijven en tussen afdelingen / teams in hetzelfde bedrijf. Dit maakt het natuurlijk moeilijk om de uitkomst van risicoanalyses voor verschillende projecten of studies met elkaar te vergelijken, en doet nog meer twijfels ontstaan over de objectiviteit van deze analyses.

En natuurlijk vereist een risicoanalyse vaak een heel aantal meetings met een multidisciplinair team, het is dus wel arbeidsintensief..

Tips voor betere risicoanalyses in de life sciences, farmaceutische industrie

Onderstaande tips kunnen helpen wanneer je een risicoanalyse faciliteert.

1) Bepaal duidelijk het onderwerp en de doelstellingen van de risicoanalyse

Tal van situaties kunnen aanleiding geven tot een risicoanalyse, enkele voorbeelden:

• Evalueer het risico van de verschillende functionaliteiten van een nieuwe, GxP kritische software zodat de validatie testen kunnen focussen op de meest kritische functies.
• Reduceer het risico voor de deelnemers in een fase 1 klinische studie.
• Identificeer potentiële oorzaken en gevolgen van een stroomonderbreking op een GMP productie afdeling.
• Voer de door EU MDR wettelijk verplichte risicoanalyse uit op een nieuwe medical device, en zorg dat deze risicoanalyse up-to-date blijft gedurende de hele levensduur van het medical device.

Verzeker je ervan dat de doelstellingen van de risicoanalyse duidelijk zijn voor alle deelnemers aan en belanghebbende partijen van de risicoanalyse. Wanneer je tijdens de risicoanalyse meeting opmerkt dat het team niet langer werkt naar de doelstellingen of wanneer het onderwerp wordt uitgebreid, grijp dan zeker in. Leg opnieuw onderwerp en doelstellingen van de risicoanalyse uit.

Verduidelijk ook wettelijke vereisten uit bv. GMP, GCP of MDR, dit kan helpen om de doelstellingen helder te houden.

2) Stel het juiste team samen

Verzamel de juiste collega’s en eventueel externe partners in je team. Nodig geen mensen uit die niet zullen bijdragen aan de analyse. Als je goedkeuring nodig hebt van een specifieke afdeling of van iemand hogerop in de bedrijfsstructuur, dan moet deze niet noodzakelijk aanwezig zijn tijdens de risicoanalyse meeting zelf. Het verslag kan steeds voor review en goedkeuring gebruikt worden. Probeer mensen die niet bijdragen aan de analyse uit je meetings te houden.

Probeer een multidisciplinair team samen te stellen. Titel en rang in de organisatie zijn van ondergeschikt belang, probeer van de betrokken afdelingen en functies de meest geschikte personen in je meetings te krijgen.

3) Selecteer de juiste risicoanalyse methode

Kies een methode in functie van de doelstellingen van je risicoanalyse. Ik weet dat FMEA zeer populair is, vooral omdat de meesten onder ons daar zeer vertrouwd mee zijn. Maar weet dat er ook andere risicoanalyse methodes bestaan.

FMEA staat voor “Failure Mode and Effects Analysis”. Om FMEA te gebruiken moet je dus eerst en vooral de “failure modes” kunnen identificeren. Een failure mode is een mogelijke manier waarop iets kan falen. Vervolgens vereist FMEA dat je een kwantitatieve score kan toekennen aan risico waarschijnlijkheid, impact en detecteerbaarheid. Als je (nog) niet de failure modes kan bepalen, en als het kwantificeren van risico’s niet mogelijk is dan blijf je best weg van FMEA.

Er zijn heel wat alternatieven voor FMEA, ICH Q9 geeft een goed overzicht maar hierbij enkele van mijn favorieten.

Fault-tree analyse is een deductieve, top-down analyse. Je start van een event of ongewenste situatie, bijvoorbeeld “ik heb een stroompanne in mijn GMP productie afdeling”, en gaat dan graven naar de mogelijke oorzaken en combineert deze oorzaken door logische operatoren bv. “OR” en “AND”. Uiteraard kunnen Ishikawa of visgraat diagrammen op een vergelijkbare manier gebruikt worden.

Wanneer je niet over voldoende data beschikt voor een kwantitatieve risioanalyse zoals FMEA, dan kan een Preliminary Hazard Analysis een nuttige methode zijn. De uitkomst van een Preliminary Hazard Analysis kan, eens meer data beschikbaar is, als input gebruikt worden voor een latere FMEA. Het voordeel van een Preliminary Hazard Analysis is dat het toelaat om een risicoanalyse uit te voeren zonder dat je alle data hebt.

4) Wees niet overijverig

Een veel gemaakte fout bij risicoanalyses is dat men overgedetailleerd wil zijn: elk mogelijk risico behandelen, elke individuele functionaliteit van een systeem evalueren of alle gebruikersvereisten opnemen in de risicoanalyse.

Risico analyse methodes zijn er om een team te helpen in het identificeren, evalueren en mitigeren van risico’s. Deze hebben meestal niet als doel om een volledig overzicht van systeem functionaliteiten op te bouwen of om elk mogelijk scenario dat in theorie kan voorkomen te gaan behandelen. Probeer de focus te houden op het identificeren van risico’s, en op het documenteren en evalueren van gekende risico’s die echt relevant zijn, probeer niet om 100% volledig te zijn.

Er zijn ook situaties waarin je wil focussen op een specifieke functionaliteit of een welbepaald deelproces. Het is absoluut niet zo dat een risicoanalyse steeds een volledig proces, product of systeem moet behandelen. Opnieuw, het is heel belangrijk om op voorhand goed te definiëren wat het onderwerp is en wat de doelstellingen zijn van de risicoanalyse, en van deze ook te documenteren.

5) Wees voorbereid

Op de eerste risicoanalyse meeting moeten uiteraard onderwerp en doelstellingen toegelicht worden. Vervolgens is het nuttig om te starten met een technische presentatie of demo van het onderwerp. Bijvoorbeeld een demo van de software, een presentatie met tekeningen en foto’s van het nieuwe toestel dat aangekocht wordt, of een technische presentatie die het huidige plan voor een nieuwe klinische studie toont. Zorg dat een dergelijke presentatie gegeven wordt door een expert ter zake.

Uiteraard beschik je als facilitator over een template voor de risicoanalyse methode, en geef je het team uitleg over methode en gebruik van deze template.

In de bedrijfsarchieven gelijkaardige risicoanalyses opzoeken kan zeker nuttig zijn, maar let op voor slechte voorbeelden en pin je niet vast op eerder gemaakte conclusies.

6) Bekijk hoe het er echt aan toe gaat

Probeer er geen theoretische oefening van te maken. Ga met het team op wandeling in productie om de processen in actie te zien, bezoek de leverancier van je nieuwe toestel om een prototype te bekijken, nodig ad-hoc experts of eindgebruikers uit om een toelichting te geven aan het team. Aarzel niet om tijdens de risicoanalyse meetings mensen op stap te sturen om extra data te verzamelen of cruciale informatie op te zoeken.

En natuurlijk helpen goede koffie en chocolaatjes om iedereen gemotiveerd te houden.

Ken je nog tips voor risicoanalyses, post deze dan zeker in de commentaren onder dit artikel. Veel succes met je volgende GMP / GCP / GxP / MDR of wat voor risicoanalyse dan ook!

Als je verdere ondersteuning nodig hebt, voor het uitvoeren van een risicoanalyse of om de gebruikte methodes op punt te stellen, aarzel dan niet om ons te contacteren.